Stravovací systémy

Stravovací systémy pro automatické objednávání stravy se stává stejně potřebným jako evidence docházky. Nabízíme řešení objednávky stravy s použitím stejných ID čipů nebo karet, které se používají pro evidenci docházky a přístupu. Strávník tak používá stále jeden klíč pro několik činností. Způsob zpracování dat na počítači (u střední jídelny jsou to tisíce záznamů měsíčně) poskytuje rychlé a přehledné výstupy pro provoz kuchyně a vyúčtování stravného. Stravovací systém pracuje jako kreditní nebo srážkový, čímž se minimalizuje pohyb hotových peněz a úplně odpadá práce s klasickými stravenkami, minimalizují se tak možnosti podvodů ze strany strávníků i personálu. Zavedení takového stravovacího systému v praxi maximálně zefektivní a urychlí provoz celé jídelny a kuchyně.

Modularita

Modularita stravovacího systému umožňuje jeho nasazení v jídelnách, kde probíhá pouze objednávka a výdej jídel a stravu dodává specializovaná firma, v provozech s vlastní kuchyní, kde se využijí softwarové nadstavby pro normování a vedení skladu surovin. Stravovací systémy pokrývají veškerou problematiku závodních i školních jídelen bez omezení kapacity. Uplatnit lze v malých firmách, kde se podávají pouze obědy i ve velkých podnicích s třísměnným provozem kde může být stravovací systém doplněn například modulem kantýny pro přímý prodej přes stravovací kartu. Je možno také obsluhovat více výdejen z jedné kuchyně s možností rozdělení strávníků pro oddělené jídelny.

Evidence strávníků

V hlavní databázi programu jsou uloženy informace o všech strávnících. Každý strávník má přidělenu jednu nebo více identifikačních karet, zařazených do kategorií a cenových hladin. Strávníci se mohou dělit do skupin pro vytváření přehledových sestav (např.: zaměstnanci, návštěvy, externí). Pro každou kartu strávníka je přiřazena kategorie určující ceny a velikost vydávaného jídla (využití např. ve školní jídelně, kde nižší ročníky dostávají menší porce). Možno definovat také odběrové skupiny pro sledování nesplnění povinných odběrů stravy v ubytovacích zařízeních. Na každou přidělenou kartu lze povolit vícenásobné odběry například pro odběr do jídlonosičů.

Každému strávníkovi se individuelně nebo skupinově určuje způsob vyúčtování:

kreditní: pro každou stravovací karty veden samostatný kreditní účet (stravné, popř. ubytování), ze kterého se odepisuje cena objednaného jídla dle zařazení do cenových hladin. Finance na kreditní účet vkládá individuelně každý strávník dle svého uvážení a současných možností hotově nebo převodem prostřednictvím peněžního ústavu. Strávník má možnost kdykoliv zjistit svůj aktuální kredit na displeji objednávkového terminálu nebo v počítači. Při vyčerpání kreditu nelze již dále objednávat stravu a musí dojít k navýšení kreditu nebo lze strávníkovi povolit možnost čerpat záporný kredit.
srážkový: v tomto případě probíhá vyúčtování vždy zpětně za určité období (většinou měsíc) a vypočtené sumy jsou uhrazeny srážkou ze mzdy, složenkou nebo jiným způsobem. Stejně jako v předchozím případě má strávník kdykoliv možnost zjištění stavu svého účtu od začátku období.

Pokud se jedná o internátní jídelnu, jsou stejným způsobem vedeny i platby za ubytování. Kredity je možno převádět mezi stravným a ubytovným.

Při ukončení strávníka (konec pracovního poměru nebo ukončení studia) proběhne uzavření jeho účtu do nuly a vrácení nebo doplacení zbývajícího kreditu. Vrácená stravovací karta může být přidělena podle potřeby novým strávníkům.

Synchronizace osobních dat

Data o strávnících a stravovacích kartách mohou být spravovány ručně nebo aktualizovány podle docházkového či jiného personálního systému, který obsahuje potřebná data. V takovém případě probíhá automaticky zakládání nových a rušení ukončených strávníků popřípadě aktualizace změněných údajů, výměna karty apod.

Nastavení stravovacích zvyklostí

Stravovací systémy dovoluje uživatelské nastavení všech parametrů provozu dle potřeby nebo již zavedených zvyklostí jídelny, jakákoliv omezení si stanoví samotná obsluha. Pracovat lze s libovolným počtem druhů a typů jídel, která mohou být objednávána na libovolnou dobu dopředu. Konkrétní provozní vlastnosti záleží na typu použitého objednávkového terminálu.

Stravovací systém rozlišuje několik možností práce s druhy jídel:

hlavní jídlo: běžné jídlo, které lze objednávat a rušit samostatně (oběd, večeře)
příloha: jídlo, které je součástí hlavního jídla (polévka, salát)
doplňkový prodej: jídlo, které se vydává bez předchozího objednání (zákusek, mražené)

Pro každý druh jídla popřípadě jeho typy se stanovuje cena pro každou cenovou kategorii. Mezi jednotlivými druhy jídel lze definovat vazby pro automatické objednávky. Každému jídlu se určí, jak může být objednáváno (ručně/terminál), doba kdy se vydává a umístění na klávesnici terminálu. Terminály jsou vybaveny univerzální klávesnicí, do které se vkládají popisky dle konkrétního nastavení přiřazení jídel. V základním použití s terminálem RT310 dovoluje objednávat 12 různých jídel na každém terminálu.

Objednávka jídla

Jako objednávací terminál jsou používány terminály, na kterých si mohou strávníci objednávat, rušit nebo měnit objednaná jídla na dobu, kterou určí obsluha systému.

Volba jídla a dne pro objednávku probíhá přes klávesnici a potvrdí se přiložením stravovací karty. Na displeji terminálu je také zobrazován aktuální stav kreditu každého strávníka.

Pro objednávání mohou být použity také přídavné levnější terminály pro rychlou objednávku určitého jídla na následující den. Menu na jednotlivé dny, na které se objednává (jídelníček) se sestavuje v počítači. Do jídelníčku lze vkládat jídla z databáze hotových jídel nebo zavést nový typ jídla a uložit jej pro opakované použití.

Objednávky jídel se přenáší z terminálu do počítače. Obsluha počítače má možnost manuální korekce objednávek (např.: doobjednat nebo zrušit objednávku jídla po ukončení objednávání na terminálu).

Na základě dat načtených z terminálů poskytuje program informace o celkových počtech objednaných porcí s rozdělením podle kategorií. Počty slouží pro dodavatele stravy, popřípadě jako podklady pro nákup surovin na uvaření těchto jídel ve vlastní kuchyni a vystavení výdejky ze skladu a s tím související vyhodnocení spotřeby.

Výdej jídla

Po uzávěrce objednávek se informace přenesou na výdejní terminál (modul RT310 doplněn většinou externím snímačem EDK umístěným před výdejním místem). Použitý hardware se může lišit podle počtu, charakteru a potřeb výdejních míst. Při odběru jídla strávník pouze přiloží svou kartu ke snímači, terminál vyhodnotí jeho objednávky a zobrazí příslušné informace pro vydání jídla. Pro rychlou orientaci a viditelnost pro více kuchařů se informace zobrazují na velkém displeji. Tento zobrazí především číslo jídla, které měl dotyčný objednáno a dále informace o velikosti a počtu porcí jídla, případně doplněk jídla např.: polévku. Fyzický výdej jídla většinou potvrzuje kuchař stiskem tlačítka a sám si tak řídí průběh a rychlost výdeje. Neoprávněný nebo opakovaný odběr je signalizován zvukovým signálem. Výdejní terminál vypisuje obsluze informace o celkovém množství jednotlivých jídel a počty dosud vydaných porcí. Přes terminál lze vydat jídlo bez objednávky např. pro neohlášenou návštěvu. Pro každé jídlo je nastaven ča sový interval, ve kterém probíhá výdej daného druhu jídla, mimo tyto časy nepřijímá terminál žádné karty.

Vyhodnocení podle docházky

Pokud je stravovací systém nasazen společně s docházkovým systémem ACS-line tyto spolu vzájemně spolupracují nejen v synchronizaci osobních dat strávníků, ale především na úrovni sledování a vyhodnocení odběrů stravy dle odpracovaných směn. Každý zaměstnanec má nárok pouze na tolik dotovaných jídel kolik za sledované období odpracoval směn. V docházkovém software lze nakonfigurovat položku stravenky, která se vypočítává podle stanovených zákonitostí (po jaké době za jakých podmínek vzniká nárok). Tyto docházkové informace přebírá stravovací systém a přepočítává sumy za odebranou stravu. Odebrané porce nad limit doplácí zaměstnanec v plné výši bez dotací podniku. Tímto postupem je zajištěn výstup informací o platbách za stravu pro mzdový nebo účetní systém bez nutnosti dalších zásahů.

Skladová evidence

Součástí stravovacího systému mohou být další nadstavby pro vedení skladu surovin, polotovarů a doplňkový prodej s vyúčtováním na stravovací kartu. Sklad poskytuje všechny potřebné funkce pro práci se skladovými kartami. Lze pořizovat příjemky, převody, inventury, přehledy pohybů a uzávěrky. Odpisy surovin ze skladových karet se provádějí automaticky na základě objednaných jídel. Pro každé jídlo, které se vkládá do jídelníčku pro objednávání je definován seznam surovin s normovaným množstvím, které je třeba pro uvaření daného jídla. Skladby hotových jídel jsou uloženy v databázi, ze které se vkládají do jídelníčku.

Funkce a vlastnosti

plná automatizace objednávky a výdeje stravy
spolehlivý a pružný provoz
modularita pro různé typy stravovacích provozů
ID médium lze využít k dalším činnostem
synchronizace personálních údajů s docházkovým systémem
možnost dělení strávníků do tříd dle dotací a velikosti jídla
přehledné výpisy za volitelné období s filtrováním dle různých údajů
přehled o spotřebě, vydaných a neodebraných jídlech
vyhodnocení odběrů stravy podle odpracovaných směn
tvorba jídelníčku vkládáním nebo kopírováním
normování, databáze receptur a hotových jídel
evidence kreditů za ubytování
platby v hotovosti, složenkou, fakturou, srážkou ze mzdy
bezhotovostní převody financí z banky
vedení skladu surovin s automatickým odpisem ze skladových karet
databáze dodavatelů pro vytváření příjemek
možnost výdeje jídla bez předchozí objednávky
výdej mražené stravy a přímý prodej zboží přes pokladnu
exporty pro mzdové a účetní systémy

Výstupy a exporty

Výsledkem zpracovaní dat ve stravovacím systému jsou kompletní informace o provozu jídelny, které lze zobrazovat v různých úhlech pohledu. Všechny výpisy je možno libovolně filtrovat, prohlížet a tisknout.

Strávník
Ze strany strávníka jsou k dispozici přehledy všech plateb s rozlišením druhu platby, odběry stravy za den nebo období, přehled neodebraných objednávek, stav kreditního konta, přehled odběrů dle normy.

Dodavatel stravy
Z hlediska dodavatele stravy poskytuje program přehledy o počtech porcí za den nebo libovolné období, přehled objednávek se jmény, statistiky nevydaných jídel pro doložení jejich likvidace.

Kuchyň
Pro kuchyni jsou potřebné informace o surovinách dle objednávek s rozdělením podle odběrových skupin, přehledy denní, týdenní a měsíční spotřeby a "provařenost". Ve skladu surovin jsou evidovány příjmy, výdeje, inventury a uzávěrky.

Mzdová účtárna
Pro mzdovou účtárnu jsou připraveny sumy odběrů za jednotlivé zaměstnance a podnikovou účtárnu pak přehledy o celkových počtech jídel dle rozdělení pro zaúčtování dotací a fakturaci externím strávníkům. Všechna tato data lze také exportovat v různých formátech pro načtení do jiných programů.

Výstupní sestavy

Jídelní lístek	01.02.07	stáhnout
Nevydané porce	01.02.07	stáhnout
Přehled objednávek	01.02.07	stáhnout
Odběry stravy	01.02.07	stáhnout
Platby po dnech	01.02.07	stáhnout
Platby strávníka	01.02.07	stáhnout
Počty porcí za den	01.02.07	stáhnout
Počty porcí za období	01.02.07	stáhnout

Návratnost investice

Dlouhodobé používání automatizované jídelny přináší nejen urychlení a zefektivnění celého procesu objednávky a výdeje jídel, ale má také příznivý ekonomický dopad. Do nákladů na klasický provoz jídelny je třeba započítat také náklady na tisk stravenek, ztráty při neoprávněných odběrech jídel, čas obsluhy apod. Z těchto uvedených informací lze vykalkulovat, že návratnost investice na pořízení stravovacího systému je otázkou několika měsíců.

Cena stravovacích karet většinou není investicí zřizující organizace, strávníci je mají pronajaty oproti záloze nebo jsou využita média, která již fungují pro jiné účely - např. v docházkovém a přístupovém systému